Dostęp do zasobów archiwalnych - Komenda Powiatowa Policji w Sokółce

Składnica akt KPP w Sokółce

znajduje się

w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych, Łączności i Infromatyki

Komendy Powiatowej Policji w Sokółce
16-100 Sokółka, ul. Białostocka 69B
tel. +48 477123310

Zasób archiwalny:

Składnica akt Komendy Powiatowej Policji w Sokółce posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą zbiór archiwalny MO, powstały w latach 1955-1990 oraz zbiór otwarty Komendy Powiatowej Policji w Sokółce od 1990 roku.

Zgodnie z realizacją Ustawy z dnia 18 grudnia 1998r. o Instytucie Pamięci Narodowej.

• Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu całość dokumentów wytworzonych przez Komendę Powiatową Milicji Obywatelskiej w latach 1944-1954 została przekazana do Instytutu Pamięci Narodowej w Białymstoku.

Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:

Komendant Powiatowy Policji
w Sokółce
ul. Białostocka 69B
16-100 Sokółka

Akta udostępnia się na podstawie pisemnego wniosku podmiotu zainteresowanego, który powinien  zawierać:

• imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji - jeśli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,

• nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeśli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej,

• wskazanie materiałów lub określenie tematu, którego one dotyczą,

• określenie celu  i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów.

Udostępnianie akt dokumentacji niearchiwalnej następuje poprzez:

Dokumentacja niearchiwalna – to dokumentacja o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu (zniszczeniu).

• umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami,

• przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na zapytanie,

• przekazanie podmiotom zainteresowanym kopii akt lub wyciągu z akt,

• wypożyczenie podmiotom zainteresowanym akt lub ich części.

Udostępnianie materiałów archiwalnych następuje poprzez:

Materiały archiwalne – to materiały posiadające znaczenie historyczne, które przechowywane są trwale i nie podlegają brakowaniu (zniszczeniu).

• umożliwienie zainteresowanym lub ich upoważnionym przedstawicielom osobistego zapoznania się z oryginalnymi materiałami lub ich kopiami, w siedzibie KPP,

• przekazanie zainteresowanym informacji zawartych w materiałach archiwalnych w postaci reprodukcji tych materiałów albo w postaci pisemnej odpowiedzi na zapytanie.

• w przypadku ponoszenia przez archiwum kosztów związanych z udostępnieniem oraz za sporządzenie reprodukcji materiałów (kserokopii) – zainteresowany wnosi opłatę zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz.1161).

Podstawa prawna w zakresie udostępniania akt:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz.173, z późn. zm.),

• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (Dz. U. Nr 196, poz.1161),

• Zarządzenie Nr 920 Komendanta Głównego Policji z dnia 11 września 2008 r. w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej w Policji (Dz. Urz. KGP Nr16, poz.95, z późn. zm.).

Udostępnianie akt:

• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,

• zawierających informacje niejawne – następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,

• zawierających dane osobowe  – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Ograniczenia stosowania RODO

Zgodnie z art. 22b ust. 1 i 3 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2019 r., poz. 553 z późn. zm.)** ogranicza się stosowanie art. 16, 18 ust. 1 lit. a i b oraz 15 ust. 1 i 3 RODO:

1. prawo do sprostowania danych – w ten sposób, że administrator danych przyjmie od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne,

2. prawo do ograniczenia przetwarzania – w zakresie niezbędnym do korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych,

3. prawo dostępu przysługujące osobie, której dane dotyczą – do zakresu, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

* rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),

** zmiany do ustawy zostały wprowadzone ustawą z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE - ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. U. z 2019 r. poz. 730).